会計帳簿や紙で作成された契約書、請求書、領収書等の税務申告の基礎となる書類は紙による保存が原則でしたが、経済社会のデジタル化や紙での保存の手間を踏まえ、電子帳簿保存法が改正・施行され、一定の要件の下、これらの書類を電子データで保存することが認められています。同法によれば、会計ソフトの利用により電子化されている会計・税務データをわざわざ紙に出力する必要はありませんし、取引先からの請求書や納品書をスキャンデータで保存しておくことができます。なお、これら会計・税務関係のデータや紙で受け取った請求書等は従来通り紙での保存も認められています。

一方、ネットで商品を購入するような電子取引では、多くの場合、領収書等はウェブサイトからダウンロードする形になっています。現在のところ電子取引であってもダウンロードした領収書等をプリントアウトして紙で保存しておけば問題ありません。ただし、2024年からは、プリントアウトし紙で保存することは認められず電子データのまま保存しなければなりません。

電子データによる保存については、検索機能の確保とともにそのデータの真実性を担保する措置が必要になります。検索機能を確保する方法としては表計算ソフトによる索引簿の作成等が挙げられます。また、真実性を担保する措置としては「タイムスタンプの付与」や「訂正等の履歴が残るシステム内での保存」といった方法がありますが、このような方法を取ることが難しいときは「訂正・削除防止に関する事務処理規程」を設け、その規程に沿って電子データを取り扱うことでも構いません。この規程には、訂正・削除を原則禁止すること、訂正・削除を行うときは「取引情報訂正申請書」に申請日、取引先名、訂正等の日付、訂正等の内容・理由を記載することといった事項を定めておきます。この「訂正・削除防止に関する事務処理規程」は国税庁ホームページにサンプル（法人用と個人事業者用）があります。

JA全中・JAまちづくり情報センター　顧問税理士●柴原　一